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Examens - Surveillances

La participation des enseignants-chercheurs au déroulement des épreuves d’examen est une obligation statutaire. Si, pour une raison impérative, un enseignant ne peut assurer une surveillance ou une suppléance, c’est à lui de pourvoir à son remplacement et d’en informer le Bureau des examens. L’absence effective d’un enseignant chargé de surveillance doit être mentionnée sur le procès-verbal de surveillance.

Les surveillants et les suppléants devront obligatoirement se présenter au Bureau des examens 15 minutes avant le début de l’épreuve ou séquence d’épreuves lorsqu’elles se succèdent.

Pour tout problème rencontré durant les épreuves, les surveillants et suppléants pourront se référer au responsable de séance.

Déroulement et organisation des épreuves

Obligations du responsable de séance

Le responsable de séance d’examen est désigné par le Doyen parmi les surveillants. Il représente le Président du jury d’examen en veillant au bon déroulement des épreuves, il est le garant des procédures et formalités réglementaires, même s’il n’en assure pas personnellement l’intégralité de la réalisation matérielle. En cas d’empêchement, il doit désigner un remplaçant et en informer le Bureau des examens.

Il doit notamment :

  • informer les personnels de surveillance sur leur mission et sur les dispositions à prendre en cas de perturbation de l’épreuve, de fraude ou de tentative de fraude ;
  • assurer la distribution des enveloppes contenant les sujets aux surveillants dans leur salle respective ;
  • être présent ou immédiatement joignable durant l’épreuve ;
  • s’assurer du contrôle de l’identité des candidats et des règles à respecter pendant les compositions (silence, obligation d’éteindre les téléphones portables …) ;
  • veiller aux conditions de ramassage des copies pour éviter toute contestation, relater par écrit sur le procès-verbal de surveillance tout incident survenu au cours de l’épreuve et organiser le retour des copies au Bureau des examens.

Obligations des surveillants

  • Information des candidats sur les consignes à respecter, notamment sur le matériel autorisé, avant le début des épreuves.
  • Contrôle de l’identité des candidats (carte d’étudiant), avant ou pendant les épreuves.
  • Contrôle des feuilles mises à disposition des candidats (copies d’examen et brouillons) afin de permettre le cas échéant de repérer des feuilles non autorisées.
  • Remise des copies : les candidats devront rester à leur place durant le ramassage des copies. Un surveillant compte le nombre de copies remises par le candidat, en sa présence ; les copies doivent être anonymées (numéro à 2 lettres et 6 chiffres, ex. JA123456) et numérotées (ex. 1/3, 2/3 et 3/3) ; le surveillant fait émarger l’étudiant pour attester de la remise de copie.
  • Comptabilisation des copies par rapport au nombre de candidats inscrits et au nombre de présents à la fin de chaque épreuve, mention des éventuels incidents ayant affecté le déroulement de l’épreuve et signature par les surveillants du procès verbal du déroulement de l’épreuve.

Obligations des suppléants

  • Participation à l’appel des étudiants, à la distribution des sujets d’examen et au ramassage des copies ;
  • Présence dans leur bureau ou laboratoire durant toute l’épreuve afin de pouvoir intervenir à tout moment en cas de besoin (indication au responsable de séance d’un N° de téléphone auquel ils peuvent être joints à tout moment).

Documents ou matériels utilisés / usage du dictionnaire

L’usage de documents ou matériels, notamment électroniques, lors des épreuves constitue un choix pédagogique, à la charge du responsable de l’enseignement. Cette information est communiquée aux étudiants suffisamment tôt pour leur permettre de se préparer en conséquence : la nature des documents et matériels autorisés est clairement précisée dans une liste jointe à l’enveloppe des sujets.

La liste des étudiants autorisés à utiliser un dictionnaire est jointe à l’enveloppe des sujets. Seul les dictionnaires imprimés bilingues usuels de langue sont autorisés. Les dictionnaires électroniques sont interdits.

Lorsque l’utilisation de calculatrices est autorisée, l’ensemble des programmes qu’elles peuvent contenir doit impérativement être supprimé.

« La découverte pendant une épreuve d’examen de tout matériel de communication (téléphone portable ou autre) même éteint entraînera sa saisie immédiate par les surveillants de l’épreuve. Des poursuites pourront être engagées par le Président de l’université à l’encontre de la personne concernée. Dans cette éventualité, le matériel saisi sera transmis au service des affaires juridiques pour être présenté à la section disciplinaire. ».

Ces dispositions pourront être lues avant le démarrage des épreuves d’examens par les surveillants qui pourront également exiger que ce type de matériel soit rangé hors d’atteinte.

Traitement des incidents

  • Arrivée tardive d’un candidat : un étudiant se présentant en retard à une épreuve peut être autorisé à composer si ce retard n’excède pas la moitié de la durée de l’épreuve, sans dépasser une heure ; il ne bénéficie d’aucun délai supplémentaire pour remettre sa copie.
  • Autorisation de sortie pendant une épreuve : les candidats peuvent quitter définitivement la salle d’examen une heure après le début de l’épreuve si celle-ci a une durée supérieure ou égale à deux heures. Ce délai est ramené à la moitié de la durée de l’épreuve si celle-ci est plus courte. Aucun candidat n’est autorisé à quitter momentanément la salle d’examen, sauf cas de force majeure, il devra être accompagné par un des surveillants. Dans ce dernier cas, aucune autorisation de sortie ne peut être donnée à deux étudiants simultanément.
  • Les tenues vestimentaires ne permettant pas d’identifier les étudiants sont interdites. Pour éviter le risque de substitution de personne, les étudiants doivent avoir le visage dégagé lors de l’accès à la salle. Le port d’accessoires (foulards, casquettes ou autres) couvrant les oreilles est prohibé afin d’éviter les fraudes (écouteurs dissimulés …).
  • Remise tardive des copies : seul le jury d’examen peut apprécier les conséquences à tirer du comportement d’un candidat qui, malgré des injonctions répétées, n’a remis sa copie qu’après l’annonce de la fin de l’épreuve, mais l’incident doit être indiqué sur le procès-verbal en indiquant le nom de l’étudiant.
  • En cas de flagrant délit de fraude ou de tentative de fraude d’un ou de plusieurs candidats, le surveillant doit prendre toute mesure pour faire cesser la fraude ou la tentative sans interrompre la participation à l’épreuve du ou des candidats. Il saisit les documents ou matériels permettant d’établir ultérieurement la réalité des faits.

Le responsable de séance dresse un procès-verbal contresigné par les surveillants et le ou les auteurs de la fraude ou de la tentative de fraude. En cas de refus de signer par ce ou ces derniers, mention en est portée au procès-verbal.

Numéros utiles

  • Bureau des examens : 03 68 85 42 94
  • Secours : 15 (ou 112 à partir d’un portable)